TUGAS MICE

1. Untuk ruang sidang atau pertemuan diperlukan ruangan yang berkapasitas lebih dari 90 orang kira-kira ruangan seluas  2580 meter persegi yang dapat diatur menjadi Lay out Class-room ,

kemudian di depan di berikan panggung yang tidak terlalu tinggi untuk para pembicara disediakan meja memenjang serta satu podium di samping panggung, disediakan juga 2 screeen besar agar peserta yang berada di belakang masih dapat melihat presentasi maupun video-video disetiap meja di beikan gelas , botol air minum , bendera masing-masing kontinen, serta alat tulis seperti kertas dan ballpoin.


ruangan meeting akan diberikan red carpet memanjang ditengah ruangan dari pintu masuk menuju panggung sehingga membagi ruangan menjadi dua , red carpet ini menjadi jalur bagi para pembicara serta tamu-tamu yang akan naik ke panggung.di luar ruang meeting disediakan meja untuk peserta meeting dimna disana bisa digunakan sebagai meja registrasi serta pembagian hand-out, rundown acara dll. untuk coffe break dan lunch akan diadakan di foyer luar ruangan meeting (standing) sedangkan apabila dilanjutkan dinner akan dibuka satu ruangan dengan setting round table dan meja buffet.

2. Untuk penempatan akomodasi agar memudahkan transportasi dari hotel menuju tempat meeting diperlukan hotel yang dekat dengan tempat meting di area Jakarta Selatan. apabila memerlukan kendaraan untuk ke tempat meeting disediakan dua  shuttle bus besar yang masing masing memiliki kapasitas 55 seats. bus tersebut juga dapat mengantar peserta meeting untuk rekreasi.

Sebelum para peserta meeting tiba di Jakarta panitia housing beureau harus sudah menyediakan data lengkap mengenai jumlah peserta (beserta juga jumlah spouse para peserta ) agar tepat pemberian jumlah kamar serta peletakan kamarnya sesuai dengan relasi spouse (contoh: bila membawa istri dapat sekamar).
data tersebut mencakup :
-Jumlah peserta
-Nama peserta
-Jumlah spouse yang dibawa
-Relasi peserta dengan spouse (istri , sekretaris,anak rekan dll)
permintaan khusus lainnya seperti
- Diet makanan ( contoh : untuk penderita diabetes, alergi terhadap makan tertentu atau penyakit lain)

setelah data terkumpul lengakap peserta peserta yang memiliki diet etrtentu dapat disediakan makanan yang sesuai dengan keadannya.makanan yang disajikan tentu berbeda dengan peserta konvensi yang lain karena itu perlu kerja sama dengan pihak catering agar dapat menyiapkan makanan yg terpisah.

acara makan dibagi menjadi
1.Makan pagi (tidak sarapan di lokasi meeting breakfast sudah disediakan di hotel, agar peserta sarapan sebelum pergi menuju tempat meeting)
2.Makan siang (standing di foyer luar meeting room berupa light lunch bukan makanan berat seperti nasi )
3.Coffe Break  (snack, cofee and tea)
3.Makan malam (buffet dinner di ruangan sebelah dengan setting round table, makanan yang disajikan makanan berat)

3.acara rekerasi diadakan di hari terakhir seperti sight seeing tour jakarta agar para peserta tidak bosan dengan acara tersebut tour tersebut sudah inclusive dengan harga meeting.
untuk peserta yang membawa istri atau anak dapat disediakan kid station service dimna anak-anak dapat dititipkan selama acara meeting serta juga diberikan transportasi apabila peserta ingin pergi shopping ke mal- mal terdekat menggunakan shuttle bis kecil.

4.Untuk membuat acara meeting menarik perlu diadakan Party setelah meeting selesai pada hari ke 3 malam hari (dinner di ruangan sebelah yang sebelumnya seating menjadi standing ) , party ini dimaksudkan agar para peserta dapat berseang-senang serta mengakrabkan diri dengan para psesrta lain.

di tempat disediakan makanan-makanan setelah itu cocktail dan diselingi live music yang menyajikan musik khas dari berbagai negara para peserta konvensi.

Fahrian Ardi Wibawamukti