TUGAS MICE

1. Untuk ruang sidang atau pertemuan diperlukan ruangan yang berkapasitas lebih dari 90 orang kira-kira ruangan seluas  2580 meter persegi yang dapat diatur menjadi Lay out Class-room ,

kemudian di depan di berikan panggung yang tidak terlalu tinggi untuk para pembicara disediakan meja memenjang serta satu podium di samping panggung, disediakan juga 2 screeen besar agar peserta yang berada di belakang masih dapat melihat presentasi maupun video-video disetiap meja di beikan gelas , botol air minum , bendera masing-masing kontinen, serta alat tulis seperti kertas dan ballpoin.


ruangan meeting akan diberikan red carpet memanjang ditengah ruangan dari pintu masuk menuju panggung sehingga membagi ruangan menjadi dua , red carpet ini menjadi jalur bagi para pembicara serta tamu-tamu yang akan naik ke panggung.di luar ruang meeting disediakan meja untuk peserta meeting dimna disana bisa digunakan sebagai meja registrasi serta pembagian hand-out, rundown acara dll. untuk coffe break dan lunch akan diadakan di foyer luar ruangan meeting (standing) sedangkan apabila dilanjutkan dinner akan dibuka satu ruangan dengan setting round table dan meja buffet.

2. Untuk penempatan akomodasi agar memudahkan transportasi dari hotel menuju tempat meeting diperlukan hotel yang dekat dengan tempat meting di area Jakarta Selatan. apabila memerlukan kendaraan untuk ke tempat meeting disediakan dua  shuttle bus besar yang masing masing memiliki kapasitas 55 seats. bus tersebut juga dapat mengantar peserta meeting untuk rekreasi.

Sebelum para peserta meeting tiba di Jakarta panitia housing beureau harus sudah menyediakan data lengkap mengenai jumlah peserta (beserta juga jumlah spouse para peserta ) agar tepat pemberian jumlah kamar serta peletakan kamarnya sesuai dengan relasi spouse (contoh: bila membawa istri dapat sekamar).
data tersebut mencakup :
-Jumlah peserta
-Nama peserta
-Jumlah spouse yang dibawa
-Relasi peserta dengan spouse (istri , sekretaris,anak rekan dll)
permintaan khusus lainnya seperti
- Diet makanan ( contoh : untuk penderita diabetes, alergi terhadap makan tertentu atau penyakit lain)

setelah data terkumpul lengakap peserta peserta yang memiliki diet etrtentu dapat disediakan makanan yang sesuai dengan keadannya.makanan yang disajikan tentu berbeda dengan peserta konvensi yang lain karena itu perlu kerja sama dengan pihak catering agar dapat menyiapkan makanan yg terpisah.

acara makan dibagi menjadi
1.Makan pagi (tidak sarapan di lokasi meeting breakfast sudah disediakan di hotel, agar peserta sarapan sebelum pergi menuju tempat meeting)
2.Makan siang (standing di foyer luar meeting room berupa light lunch bukan makanan berat seperti nasi )
3.Coffe Break  (snack, cofee and tea)
3.Makan malam (buffet dinner di ruangan sebelah dengan setting round table, makanan yang disajikan makanan berat)

3.acara rekerasi diadakan di hari terakhir seperti sight seeing tour jakarta agar para peserta tidak bosan dengan acara tersebut tour tersebut sudah inclusive dengan harga meeting.
untuk peserta yang membawa istri atau anak dapat disediakan kid station service dimna anak-anak dapat dititipkan selama acara meeting serta juga diberikan transportasi apabila peserta ingin pergi shopping ke mal- mal terdekat menggunakan shuttle bis kecil.

4.Untuk membuat acara meeting menarik perlu diadakan Party setelah meeting selesai pada hari ke 3 malam hari (dinner di ruangan sebelah yang sebelumnya seating menjadi standing ) , party ini dimaksudkan agar para peserta dapat berseang-senang serta mengakrabkan diri dengan para psesrta lain.

di tempat disediakan makanan-makanan setelah itu cocktail dan diselingi live music yang menyajikan musik khas dari berbagai negara para peserta konvensi.

Fahrian Ardi Wibawamukti

Computer Base Information system

Computer Based Information System (CBIS) atau yang dalam Bahasa Indonesia disebut juga Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan.

Sistem Informasi berbasis komputer mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah computer-based atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.

Orang yang bertanggung jawab dalam pengembangan dan pemeliharaan sistem berbasis komputer. Terdapat 5 (lima) golongan utama spesialis informasi, yaitu :

Sistem analyst

Database administrator

Network specialist

Programmer

Operator

Sub sistem dari CBIS adalah :

1. Sistem Informasi Akuntansi

2. Sistem Informasi Manajemen

3. Sistem Pendukung Keputusan

4. Automasi Kantor (Virtual Office)

5. Sistem Pakar

Pengembangan CBIS mengikuti system life cycle, yang terdiri dari :

Tahap Perencanaan,

Tahap Analisis,

Tahap Rancangan,

Tahap Penerapan,

Tahap Penggunaan.

• Apa peran spesialis informasi terhadap pengembangan CBIS

• penghematan waktu (time saving)
• penghematan biaya (cost saving)
• peningkatan efektivitas (effectiveness)
• pengembangan teknologi (technology development)
• pengembangan personel akuntansi (accounting staff development)

TUJUAN KEAMANAN INFORMASI

• Apa tujuan dari informasi perlu diamankan ? Jelaskan dan berikan contoh jawaban anda

Keamanan Informasi berarti melindungi informasi dan sistem informasi dari akses yang tidak berkepentingan, penggunaan, pengungkapan, gangguan, pengubahan atau perusakan.

Keamanan informasi dimaksudkan untuk mencapai tiga sasaran utama, yaitu:

 
–Kerahasiaan: melindungi data dan informasi perusahaan dari penyingkapan orang –orang yang tidak berhak
–Ketersediaan: meyakinkan bahwa data dan informasi perusahaan hanya dapat digunakan oleh orang yang berhak menggunakannya.
–Integritas: sistem informasi perlu menyediakan representasi yang akurat dari sistem fisik yang direpresentasikan

contoh kasus dimana misalnya suatu data di front offie mengenai identitas tamu bocor ke khalayak umum dapat mengancam privasi tamu tersebut.

• Apa yang dilakukan oleh manager apabila informasi akurat, tidak aman dan relevan ?

Informasi tersebut harus di kaji ulang dalam proses pengumpulannya sehingga kemudian dapat ditemukan informasi yang aman.

• Bagaimana tahapan2 dalam mengamankan informasi ? Jelaskan

Membuat Komite Pengarah Keamanan.

Dengan mengumpulkan wakil dari setiap depertemen maka masukan dari setiap kelompok dapat ditampung, sehingga akan memungkinkan terjadinya interaksi antara staf operasioal dengan staf IT

 Mengumpulkan Informasi

Sebelum sebuah kebijakan keamanan jaringan di implementasikan, ada baiknya proses audit yang lengkap dilakukan. Tidak hanya mengaudit peralatan & komponen jaringan saja, tapi juga proses bisnis, prosedur operasi, kesadaran akan keamanan, aset.

Memperhitungkan Resiko

meng-audit serta mengidentifisikan resiko- resiko yang akan muncul

Membuat Solusi

Autentikasi  merupakan proses pengenalan peralatan, sistem operasi, kegiatan, aplikasi dan identitas user yang terhubung dengan jaringan komputer. Autentikasi dimulai pada saat user login ke jaringan dengan cara memasukkan password. Tahapan Autentikasi antara lain adalah : 1. Autentikasi untuk mengetahui lokasi dari peralatan pada suatu simpul jaringan (data link layer dan network layer) 2. Autentikasi untuk mengenal sistem operasi yang terhubung ke jaringan (transport layer) 3. Autentikasi untuk mengetahui fungsi/proses yang sedang terjadi di suatu simpul jaringan (session dan presentation layer) 4. Autentikasi untuk mengenali user dan aplikasi yang digunakan (application layer) Enkripsi Enkripsi adalah teknik pengkodean data yang berguna untuk menjaga data / file baik di dalam komputer maupun pada jalur komunikasi dari pemakai yang tidak dikehendaki. Enkripsi diperlukan untuk menjaga kerahasiaan data

Implementasi & Edukasi / Pendidikan.

Setelah semua support diperoleh maka proses implementasi dapat di lakukan. Proses instalasi akan sangat tergantung pada tingkat kesulitan yang harus di hadapi. Satu hal yang harus di ingat dalam semua proses implementasi adalah proses pendidikan / edukasi jangan sampai dilupakan. Proses pendidikan ini harus berisi:

·         Detail dari sistem / prosedur keamanan yang baru.

·         Effek dari prosedur keamanan yang baru terhadap aset / data perusahaan.

·         Penjelasan dari prosedur & bagaimana cara memenuhi goal kebijakan keamanan yang baru.

Peserta harus di jelaskan tidak hanya bagaimana / apa prosedur keamanan yang dibuat, tapi juga harus dijelaskan mengapa prosedur keamanan tersebut di lakukan.

Terus Menerus Menganalisa, dan Meresponds

Sistem terus berkembang sehingga wawasan yang luas sungguh dibutuhkan agar tidak ketinggalan zaman.

Mengenai keputusan terstuktur dengan keputusan tidak tersruktur

Penggolongan manajer menurut tingkatnya mempunyai pengaruh signifikan dalam mendisain sistem informasi yang berkaitan dengan sumber informasi, cara penyajian, dan jenis keputusannya.
tingkat perencanaan stratejik akan lebih banyak menerima informasi yang berasal dari lingkungan luar organisasi daripada informasi intern, dan sebaliknya untuk manajer tingkat bawah.
Dari segi penyajiannya, manajer tingkat atas lebih menyukai informasi dalam bentuk ringkas, bukan detil.

Sebaliknya, manajer tingkat bawah lebih menekankan pada informasi detil, bukan ringkas. Sedang berdasarkan jenis keputusan yang diambil, keputusan yang dibuat oleh manajer tingkat atas lebih tidak terstruktur dibandingkan keputusan yang diambil oleh manajer tingkat yang lebih rendah. Keputusan yang terstruktur merupakan keputusan yang sifatnya berulangulang dan rutin sehingga unsur-unsurnya lebih mudah untuk dimengerti.

Contoh dari keputusan ini misalnya  adalah keputusan tentang kenaikan pangkat pegawai, kenaikan gaji berkala dan lain sebagainya. Sebaliknya untuk keputusan yang tidak terstruktur, keputusan ini tidak mudah untuk didefinisikan dan biasanya lebih banyak membutuhkan informasi dari lingkungan luar. Pengalaman dan pertimbangan manajer sangat penting dalam pengambilan keputusan yang tidak terstruktur. Keputusan terstruktur akan lebih mudah dikomputerisasikan dibandingkan dengan keputusan yang tidak terstruktur

Sistem Pendukung Keputusan

Sistem pendukung keputusan sebagai sebuah sistem berbasis komputer yang terdiri atas komponen-komponen antara lain komponen sistem bahasa (language), komponen sistem pengetahuan (knowledge) dan komponen sistem pemrosesan masalah (problem processing) yang saling berinteraksi satu dengan yang lainnya.

TUGAS 2

1.Pertanyaan : Kenapa Informasi harus dikelola dengan baik dan benar oleh para tingkatan manajer?

  Jawaban: Informasi harus dikelola dengan baik dan benar oleh para tingkatan manager karena , informasi merupakan sumber data yang diolah menjadi bentuk informasi yang berguna untuk manajer sebagai dasar-dasar pengambilan keputusan.

2. Informasi yang dibutuhkan oleh para manajer harus mempunyai nilai :

• Accurate:

berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Selain itu juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

• Up To Date

Informasi harus selalu baru sesuai dengan kondisi yang ada sehingga informasi tidak terlambat datang . Informasi yang tidak Up to date mngekibatkan informasi yang sebelumnya menjadi mubazir.

• Detail 

berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan.

3.Informasi yang dibutuhkan oleh seorang pada tingkatan manajerial

• Manajer tingkat perencanaan stratejik (strategic planning); 

merupakan manajer tingkat atas, seperti para jajaran Menteri, para 

eselon I, di mana keputusan-keputusan yang dibuatnya berkenaan 

dengan perencanaan stratejik yang meliputi proses evaluasi 

lingkungan luar organisasi, penetapan tujuan organisasi, dan 

penentuan strategi organisasi. 

• Manajer tingkat pengendalian manajemen (management control); 

yang dikenal juga dengan istilah manajer tingkat menengah, 

mempunyai tanggung jawab untuk menjabarkan rencana stratejik yang 

sudah ditetapkan ke dalam pelaksanaannya dan meyakinkan bahwa 

tujuan organisasi akan tercapai. Termasuk dalam kelompok ini 

misalnya adalah Pejabat Eselon II, Kepala Kantor Wilayah, Kepala 

Dinas, dan Eselon III, Kepala Bagian/Bidang. 

• Manajer tingkat pengendalian operasi (operational control)

merupakan manajer tingkat bawah misalnya eselon IV dan V, 

bertanggung jawab melaksanakan rencana yang sudah ditetapkan oleh 

manajer tingkat menengah, yang terwujud dalam operasi/kegiatan 

organisasi

KARAKTERISTIK SISTEM PEREKRUTAN KARYAWAN

Karakteristik Sistem dalam Penerimaan Karyawan

1. Mempunyai Komponen

Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem ,setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Yang termasuk Komponen komponen Tersebut Adalah:

Human Resources Department, Training Manager, Recruitment manager.

2. Mempunyai Batasan

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya

atau dengan lingkungan luarnya. ruang Lingkup Sistem penerimaan karyawan hanya terbatas untuk bagian Human resources

3. Mempunyai Lingkungan.

Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut

Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan. 

4. Mempunyai penghubung / antar muka (interface)

Sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lainnya disebut dengan penghubung sistem atau interface melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari suatu subsistem ke subsistem lainnya. Contohnya :sarana tempat hotel, program pengoperasian perekrutan karyawan .

5. Mempunyai Masukan (input)

Sergala sesuatu yang menjadi masukan ke dalam sistem perekrutan termasuk diantaranya data-data yang diperlukan dalam perekrutan karyawan( seperti contoh: Curiculum Vitae, Application letter )

6. Mempunyai Pengolahan (Processing)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

sehingga dalam sistem perekrutan karyawan Human Resources Department akan memproses semua surat aplikasi yang masuk . termasuk juga proses wawancara dan test-test lainnya.

7. Mempunyai Keluaran (Output)

Setelah memproses masukan (input) yang ada kemudian tentunya suatu sistem tersebut akan mempunyai keluaran (output) dari  hasil dan masukan dan pengolahan data-data yang ada.

8. Mempunyai Sasaran dan Tujuan

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.Suatu sistem dikatakan berhasil bila menggunakan sasaran atau tujuan yang di rencanakan.

Sasaran dan tujuan Sistem prekrutan karyawan tentunya demi mendapatkan karyawan baru yang akan menempati suatu posisi di dalam perusahaan yang memiliki kompetensi serta skill yang tepat dalam pekerjaannya

9. Mempunyai Kendali (Control)

Suatu sistem tentunya memerlukan kendali atau pengawasan dalam pengoperasiannya, sistem perekrutan karyawan sebaiknya memiliki standar penerimaan yang jelas serta terus diawasi kualitas hasil keluarannya(output) sehingga kendali terhadap penggunaan sistem akan terus terjaga.

10. Mempunyai umpan balik (feed back)

Penggunaan sistem tentunya akan menjadi lebih baik apabila sistem tersebut dapat menjembatani hubungan antara karyawan dngan Human Resources Department sehingga sistem tersebut dapat dianalisa sebagai sistem yang baik atau kurang baik. semua umpan balik yang diterima akan menjadi pertimbangan untuk menjadi landasan suatu keputusan perusahaan.